FES2 – IT & Software

FES2 ist eine modular konfigurierbare Award Management Software für digitale Einreichungen, Begutachtung und die effiziente Abwicklung von Wettbewerben, Preisen und Förderausschreibungen.

Das Tool unterstützt Auslober wie Institutionen, Unternehmen und Vereine dabei, Ausschreibungsprozesse strukturiert, fair und sicher umzusetzen. Dazu gehört die Gestaltung von Einreichformularen von kurzen Pitches bis zu mehrstufigen Fragenkatalogen sowie die Abbildung kompletter Prozessketten mit Einreichphasen und Begutachtungsrunden. Einreichungen lassen sich bei Bedarf anonymisieren, sodass Jurys und Gutachter:innen nach definierten Kriterien bewerten und kommentieren können, ohne dass unnötige Informationen den Entscheidungsprozess beeinflussen.

Im Mittelpunkt stehen Funktionen, die wiederkehrende Aufgaben in der Organisation von Awards und Fördercalls vereinfachen. FES2 bietet ein mehrstufiges Begutachtungssystem, das Longlist und Shortlist Prozesse ebenso abbildet wie interne und externe Juror:innen. Automatische E-Mails lassen sich benutzerdefiniert auslösen, etwa abhängig vom Projektstatus. Für die Weiterverarbeitung und Dokumentation stehen Exporte der Einreichdaten und Begutachtungen zur Verfügung, unter anderem als Excel und PDF. Einfache Duplikation ermöglicht es, Konfigurationen für Folgejahre mit wenigen Schritten zu übernehmen, was besonders bei jährlich wiederkehrenden Ausschreibungen den Aufwand reduziert.

Auch organisatorische und technische Anforderungen werden adressiert: Branding Optionen erlauben die Anpassung von Logo, Farben und Interaktionselementen an das Erscheinungsbild der ausschreibenden Organisation. Für Sicherheit werden unter anderem Aktivitätenaufzeichnung und Backup System genannt sowie ein zertifizierter Penetration Test gegen Datenmanipulation. Ergänzend ist direkter Support für inhaltliche und technische Fragen vorgesehen, inklusive Ticket System, über das Anfragen aus dem Einreichprozess an den technischen Support geleitet werden können.

Typische Einsatzszenarien sind Preisvergaben, Innovationswettbewerbe, Pitches und Förderprogramme, bei denen viele Einreichungen eingehen, mehrere Rollen beteiligt sind und eine nachvollziehbare Bewertung benötigt wird. Referenzen nennen unter anderem den Staatspreis Patent, den Houskapreis, SALUS sowie EDISON und Programme wie tech2b INKUBATION. Damit eignet sich FES2 insbesondere für Organisationsteams, die Einreichungen zentral verwalten, Jurys koordinieren und Ergebnisse konsistent dokumentieren möchten.

Unter https://fes2.at wird FES2 als Enterprise Lösung mit Lizenzmodell beschrieben, die für beliebig viele Ausschreibungen innerhalb der Lizenzperiode genutzt werden kann. Neben Hosting durch den Anbieter ist auch eine Installation in der IT Infrastruktur des Kunden vorgesehen. Der Lizenzumfang umfasst Formularmodule wie Textfelder, Tabellen, Datei-Uploads und Videoeinbettung, außerdem Funktionen wie Fragengewichtung, Fragegruppen, Projektstatus mit automatischer Reihung nach Punkten, Juryzuweisung nach Spezialgebieten sowie Archiv und Master Vorlagen für wiederholende Awards.