BvLArchivio – IT & Software

BvLArchivio entwickelt eine Komplettlösung für digitales Dokumentenmanagement und die revisionssichere Archivierung von Unternehmensdaten. Der Schwerpunkt liegt auf der strukturierten Bearbeitung, Ablage und schnellen Wiederauffindbarkeit geschäftsrelevanter Unterlagen wie Rechnungen, Verträge, E-Mails und technischer Dokumente – ohne bestehende Arbeitsabläufe grundlegend zu verändern.

Als Dokumenten- und Dateiverwaltungssystem verarbeitet BvLArchivio nicht nur PDFs, sondern auch unterschiedliche Dateiformate in heterogenen IT-Umgebungen. Für die Arbeit mit Dokumenten stehen Funktionen zur Anzeige und Bearbeitung bereit, darunter ein integrierter PDF-Editor zum Ergänzen oder Entfernen von Seiten sowie zum Anbringen von Stempeln, Barcodes und Vermerken. Alternativ lassen sich externe PDF-Viewer nutzen, wobei aktualisierte Dateien anschließend wieder konsistent im Archiv abgelegt werden können.

Für nachvollziehbare Prozesse unterstützt das System Statusvergaben und Filterfunktionen, mit denen Bearbeitungsstände wie Prüfung, Kontrolle oder Erledigung abgebildet werden. Dadurch lassen sich Dokumentenläufe transparent steuern und auch bei großen Datenmengen gezielt bestimmte Vorgänge und Zustände auffinden. Ergänzend ermöglicht die Outlook-Integration die Archivierung von E-Mails inklusive Anhängen im Originalformat, um geschäftliche Kommunikation lückenlos zu dokumentieren.

Ein weiterer Fokus liegt auf Sicherheit und Compliance. BvLArchivio ist nach PS 880 zertifiziert und erfüllt steuer- und handelsrechtliche Anforderungen an eine revisionssichere Archivierung sowie Vorgaben nach GoBD und DSGVO. Für den Zugriffsschutz kann eine Zwei-Faktor-Authentifizierung genutzt werden, bei der zusätzlich zum Passwort ein Sicherheitscode per E-Mail abgefragt wird.

Die Lösung richtet sich an Unternehmen, Selbstständige, Freiberufler und Kanzleien, die Dokumente rechtssicher verwalten und gleichzeitig den IT-Aufwand gering halten möchten. Mit dem Konzept des digitalen Schreibtischs unterstützt BvLArchivio ortsunabhängiges Arbeiten im Büro, Homeoffice, in Niederlassungen oder unterwegs, inklusive gemeinsamer Bearbeitung von Vorgängen. Weitere Bausteine wie automatische Postverteilung, E-Rechnung, automatische Archivierung, App-Nutzung und Schnittstellen erweitern die Einsatzmöglichkeiten je nach Prozessanforderung.

Weitere Informationen zu Funktionen und Einsatzbereichen von BvLArchivio finden sich unter https://www.bvlarchivio.at.