Austropa Interconvention – Reise & Urlaub

Austropa Interconvention organisiert Kongresse, Meetings und Events als Professional Congress Organizer und Destination Management Partner.

Das Unternehmen begleitet Veranstalter von der frühen Konzeption bis zur Umsetzung vor Ort und übernimmt dabei zentrale Aufgaben, die für Planungssicherheit, Ablaufqualität und transparente Kostensteuerung wichtig sind. Dazu zählen Projektierung mit Bedarfsanalyse, Zielsetzung sowie Aktions- und Zeitplanung, die Suche und das Management von Locations, Vertragsaufbereitung und Lieferantenverhandlungen sowie die laufende Budgetierung und Budgetkontrolle inklusive Abrechnung und eigenem Kongresskonto. Auch steuerliche und versicherungsbezogene Aspekte werden im Rahmen der Organisation berücksichtigt.

Für die Durchführung von Kongressen und Tagungen deckt Austropa Interconvention die Registratur und Teilnehmeradministration ab, einschließlich Online-Anmeldung, Zahlungsabwicklung, Korrespondenz und Reporting für Veranstalter. Ergänzend unterstützt das Team beim Marketing und bei Vertriebsaktivitäten, koordiniert Publikationen und Drucksorten und kann Corporate-Design-Leistungen wie Logo und begleitende Kommunikationsmittel einbinden. Im wissenschaftlichen Umfeld gehört zudem das Abstract-Handling zum Leistungsbild, etwa mit Online-Einreichung, Begutachtung, Bewertung und Programmerstellung.

Im Bereich virtuelle und hybride Meetings stehen technische Formate und Tools unter dem Namen VB2Conn@ct im Fokus, inklusive Live-Support für digitale Veranstaltungsformate. Für das Teilnehmermanagement werden außerdem eigene Lösungen wie J@mes, der Web-Butler, genannt, die Funktionen wie Einladungsversand, Abrechnung, Check-in per Barcode, Feedback-Umfragen sowie hybride Meeting- und Eventlösungen bündeln. Ergänzend sind mobile Event Apps möglich, die interaktive Elemente wie Echtzeit-Austausch, Speaker-Informationen, Downloads, Umfragen und Push-Nachrichten unterstützen.

Als Destination Management (DMC) übernimmt Austropa Interconvention organisatorische Reise- und Rahmenprogrammpunkte, darunter Hotelbuchungen mit Kontingentverwaltung, Reiseplanung und Logistik-Support, Transfers sowie Side-Events und Abendprogramme mit Location-Auswahl, Koordination und Betreuung. Damit eignet sich das Angebot für Unternehmen, Verbände und öffentliche Institutionen, die Konferenzen im In- und Ausland durchführen und je nach Bedarf eine Komplett-Organisation oder modulare Unterstützung im Baukastensystem benötigen.

Ein spezieller Schwerpunkt liegt auf Health Care und MedTech: Das Unternehmen beschreibt branchenerfahrene MICE-Lösungen mit Berücksichtigung relevanter Richtlinien, transparenter Abrechnung und Reporting sowie Prozessen rund um HCO- und HCP-Sponsorship. Als MedTech Europe Trusted Partner ist Austropa Interconvention zudem entsprechend zertifiziert. Weitere Informationen zum Leistungsprofil finden sich unter https://www.austropa-interconvention.at.