aconso – IT & Software

aconso entwickelt Dokumentenmanagement-Software für HR, die Personalunterlagen digital erstellt, verwaltet, bereitstellt und revisionssicher archiviert. Im Mittelpunkt stehen durchgängige End-to-End-Prozesse, die Routineaufgaben reduzieren und HR-Teams bei einer strukturierten, datenschutzkonformen Dokumentenarbeit unterstützen.

Das Angebot deckt zentrale Bausteine des HR-Dokumentenlebenszyklus ab: Eine Digitale Personalakte bündelt Personaldokumente an einem Ort und erleichtert das Auffinden über Suche und strukturierte Ablage. Für wiederkehrende Vorgänge wie Arbeitsverträge oder Bescheinigungen steht eine automatisierte Dokumentenerzeugung zur Verfügung, die die Erstellung bis zur sicheren Ablage in einem konsistenten Prozess verbindet. Ergänzend ermöglicht die HR Document Box die digitale Bereitstellung von Dokumenten wie Gehaltsabrechnungen für Beschäftigte in einem geschützten Zugriffsszenario.

Ein wesentliches Merkmal ist die Integration in bestehende HR- und Service-Plattformen. aconso arbeitet mit Partnern zusammen und bietet Anbindungen an Systeme wie SAP SuccessFactors, ServiceNow und Workday, um medienbruchfreie Workflows zu ermöglichen. In SAP SuccessFactors werden Funktionen zur Dokumentenerstellung und zum HR-Dokumentenmanagement nativ in Prozesse eingebunden; für ServiceNow ergänzt eine Spoke-Integration das Case Management um revisionssichere Archivierung; in Workday kann das System um automatisierte Erstellung und Archivierung von HR-Dokumenten erweitert werden. Zusätzlich werden E-Signatur-Lösungen über Partner wie DocuSign und Adobe Acrobat Sign einbezogen, um digitale Freigaben und Unterschriften in HR-Abläufe einzubetten.

Adressiert werden Organisationen, die HR-Dokumente in hoher Anzahl verarbeiten, standardisieren und sicher aufbewahren müssen, etwa für Personaladministration, Vertragsmanagement, Bescheinigungen oder die langfristige Ablage von Personaldaten. Typische Einsatzsituationen sind die Digitalisierung papierbasierter Dokumentenprozesse, die Vereinheitlichung von Dokumentvorlagen sowie die Einführung einer zentralen, nachvollziehbaren Ablagestruktur für HR und berechtigte Führungskräfte und Mitarbeitende.

aconso betont dabei datenschutzorientierte Umsetzung mit DSGVO-Konformität, deutschen Rechenzentren und bestätigter ISO 27001-Zertifizierung. Für die Einführung wird ein strukturiertes Vorgehen beschrieben, das von der Welcome- und Set-up-Phase über Deployment und Go-live bis zur Final Phase reicht. Referenzen und Erfolgsgeschichten aus einem Kundenkreis von über 600 Unternehmen unterstreichen den Fokus auf praxistaugliche Implementierung und integrierte HR-Dokumentenprozesse. Weitere Informationen: https://www.aconso.at